무역 서류 관리 가능한 디지털 물류 솔루션 찾는다면? 쉽다로 시작해야 하는 이유
무역 서류 관리로 골치 아픈 구매 담당자라면 주목! 디지털 포워딩 서비스 쉽다를 활용하면 복잡한 무역 서류 관리가 쉬워집니다. 어떻게 가능하냐고요?
Jun 07, 2024
이 글을 읽으면 알 수 있어요.
- 정리할 무역 서류가 방대한 실무자에게 꼭 필요한 솔루션을 알려드려요.
- 쉽다가 제공하는 팀 기능, PO(발주서) 기능이 무역 서류 관리에 어떻게 도움이 되는지 알려드려요.
무역 서류 관리로 골치아픈 경험, 한 번쯤 있으시죠? 수출입물류 한 건에도 최소 C/I(상업송장), P/L(패킹리스트), BLorAWB(운송서류), 수입신고필증, 수입세금계산서, D/O(물품인도지시서), 운임인보이스까지 7가지 종류의 서류가 필요한데요. 거기다 식품 등 통관 및 검역이 까다로운 품목이라면 준비하고 관리해야 하는 서류는 더 늘어납니다.
발주 규모가 크고 수량이 많은 기업에서는 더 골치가 아파집니다. 이 때 기업에서는 PO(Purchase Order) 단위로 무역 및 운송을 관리하는데요. PO 한 건에 매칭되는 B/L이 1:1로 꼭 대응하지만은 않기 때문이죠. 어떤 경우에는 PO 한 건에 여러 B/L이 매칭되기도 하고, 어떤 경우에는 B/L 하나에 여러 PO가 속하기도 합니다. 다음의 체크리스트에 내 이야기가 있다면, 지금부터 수출입문서를 효율적으로 관리할 수 있는 디지털 포워딩 서비스를 추천 드릴게요.
관리해야 하는 문서의 양이 많아서 문서 정리에 시간을 쏟은 적이 있다
다른 담당자가 문서를 요청했을 때 빠르게 찾지 못해 애를 먹은 적이 있다
우리 회사의 발주서와 B/L이 1:1 매칭되지 않아, 이를 연결하는 데 시간을 쏟은 적이 있다
무역 서류 관리 더 똑똑하게 할 수 있는 디지털 포워딩 솔루션 쉽다를 써야 하는 이유
💻 정돈된 무역 서류, 쉽다에서 언제든지 열람 및 다운로드 할 수 있어요
쉽다 마이페이지 > 수출운송(수입운송) > 관련 서류 탭에서는 수출입 운송 과정에서 발생한 서류를 언제든지 확인 가능한데요. 쉽다 포워딩 서비스의 큰 특징 중 하나는 고객사별로 전담 매니저가 배정되어 운송을 진행한다는 점입니다. 이때 전담 매니저들은 쉽다 서비스를 기반으로 물류를 진행하는데요. 따라서 수출입 과정에서 운송에 꼭 필요한 서류가 자동으로 서비스에 업데이트 되죠.
쉽다와 협업하는 관세사도 마찬가지입니다. 쉽다에서 개발한 통관 관련 시스템 내에서 업무를 처리하다보니, 통관과 관련된 서류들도 고객사 기준에서 자동으로 업데이트 돼요. 무역 서류를 찾기 위해 메일을 매번 탐색하고, 분류하는 과정의 수고를 덜 수 있겠죠.
👀 무역 서류, 팀 누구나 확인 가능해요
쉽다 서비스에 보관된 서류는 권한 있는 우리 팀, 회사 누구나 열람과 다운로드가 가능해요. 쉽다는 체계적인 SCM을 위해 팀을 생성하고 담당자를 초대하는 기능도 개발되어 있어요. 팀 관리 기능으로 담당자는 다음과 같은 이점을 기대할 수 있어요.
✅ 초대되어 권한을 부여받은 담당자는 365일 24시간 서류를 열람하거나 다운로드 할 수 있어요.
✅ 최신 버전으로 업데이트된 무역 서류를 팀원에게 일일이 메일로 보내지 않아도, 시스템에서 확인할 수 있어요.
✅ 문서가 클라우드 형태로 관리되기 때문에, 문서를 안전하게 저장하고 관리할 수 있어요.
🗂️ PO(발주서)와 B/L도 연결, 무역 서류의 압축 관리까지 가능해요
쉽다는 고객사가 관리하는 PO 번호를 B/L과 매핑해 무역 서류를 관리할 수 있는 서비스도 제공하고 있는데요. 기존 포워딩사, 포워더는 물류의 기준이 되는 B/L을 기준으로 물류 현황을 공유하죠. 내 PO번호에 해당하는 B/L과 B/L에 속한 서류를 찾기 위해 탐색비용이 너무나도 많이 들어가게 됩니다. 발주량이 많아 분할선적으로 운송이 진행되거나, 하나의 운송건에 구매건이 여러 개 섞여있으면 복잡함은 더해지죠.
하지만 쉽다를 사용하면 PO와 B/L을 묶어서 확인할 수 있는 대시보드가 생기는데요. 이전까지 구매 담당자가 PO로 수출입 무역관련 서류를 관리하려면 PO 번호 별 관리하는 별도 파일에서 PO에 매칭하는 B/L 번호를 찾고, B/L에 해당하는 무역 서류를 찾아야만 했어요. 하지만 쉽다에서는 클릭 몇 번이면 끝. PO에 B/L이 자동으로 매핑돼있기 때문에, PO 번호를 기준으로 서류를 찾고 관리하면 됩니다.
복잡한 무역 서류 관리, 디지털 포워딩 서비스만 잘 만나도 알아서 딱 깔끔하고 센스있게 도와준답니다. 솔루션 비용은 쉽다에 포워딩을 의뢰하는 고객사에게는 모두 무료! 단순 서류 작업에서 벗어나고 싶다면 쉽다 서비스를 검토해보세요.
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